Procesul de conformare privind avertizorul de integritate și Linia de asistență pentru conformitate

Comportamentul etic și conform este cea mai mare prioritate pentru Henkel, angajații proprii și părțile interesate ale acesteia. Acesta include conformarea strictă cu legile de la nivel mondial privind avertizorul de integritate. Este foarte important pentru noi să identificăm potențialele abateri și să luăm toate măsurile adecvate pentru a preveni încălcările. Așadar, se solicită angajaților și părților interesate ale Henkel să raporteze orice potențială abatere.

Această procedură se adresează următoarelor persoane, denumite în continuare „avertizori de integritate”: 

(i) angajați și foști angajați ai Henkel Romania S.R.L. și Henkel Romania Operations S.R.L. (Companiile); 

‏(ii) orice persoană care lucrează sub supravegherea și îndrumarea Companiilor sau a subcontractanților și furnizorilor Companiilor;

‏(iii) persoane al căror raport de muncă nu a început încă și care fac sesizări de încălcări ale legii obținute în timpul procesului de recrutare sau a altor negocieri precontractuale;

‏(iv) participanții la activități de stagiu de practică ‏(internship) și/sau programe de stagiu de practică organizate de Companii în calitate de partener de stagiu și/sau organizație gazdă.

Companiile vor analiza detaliat toate mesajele, printr-un proces echitabil, asigurându-se că drepturile persoanelor care raportează, precum și drepturile persoanelor implicate, sunt respectate și toate informațiile sunt tratate cu cea mai mare confidențialitate. Avertizorii de integritate care raportează cu bună-credință potențiale abateri vor fi protejați, orice fel de represalii împotriva lor nu vor fi tolerate.

Această procedură asigură menținerea unui mediu în care avertizorii de integritate să poată raporta cu bună-credință orice fapte care implică încălcări ale legii, cu certitudinea că sesizările vor fi tratate cu seriozitate de către Companii.

Această procedură este în conformitate cu prevederile Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, astfel cum a fost modificată prin Legea nr. 67/2023.

Această procedură nu va fi utilizată pentru a depune plângeri/petiții în legătură cu relațiile individuale de muncă. Pentru astfel de cereri, se va utiliza „Procedura de soluționare a cererilor sau reclamațiilor individuale ale salariaților” inserată în Anexa nr. 20 a Regulamentului Intern al Henkel Romania S.R.L. și în Anexa nr. 22 a Regulamentului Intern al Henkel Romania Operations S.R.L..

Următoarele informații rezumă procesele de avertizare în cadrul Henkel:

Ce se poate raporta.

Codul de conduită, Valorile, Angajamentele conducerii și celelalte Standarde interne ale Henkel descriu nivelul ridicat de așteptări față de propriul nostru comportament și conduita noastră în afaceri, precum și față de părțile interesate. Orice potențială încălcare a acestor repere, inclusiv orice nerespectare a legislației aplicabile, poate fi raportată.

Cum se raportează.

Raportul poate fi redactat în limba engleză sau în limba română, în mod anonim sau cu datele de identificare ale avertizorului de integritate. Va fi necesar ca avertizorul de integritate să furnizeze cât mai multe informații detaliate și indicii cu privire la nerespectarea legii, pentru a permite persoanei desemnate să examineze în mod corespunzător raportul. Astfel, raportul va cuprinde cel puțin următoarele elemente:

• nume și prenume, detalii de contact ale avertizorului de integritate ‏(opțional);
• contextul profesional în care au fost obținute informațiile; 
• persoana vizată ‏(care se presupune că a încălcat/încalcă sau va încălca legea), dacă este cunoscută, sau informații utile pentru identificarea persoanei vizate ‏(de exemplu, funcția sa/departamentul/divizia unde lucrează); 
• descrierea detaliată a faptei care poate constitui o încălcare a legii; 
• dovezi în sprijinul raportului; 
• data și semnătura ‏(opțional).

Prin excepție de la prevederile alineatului precedent, rapoartele care nu includ numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examinează și se soluționează în măsura în care conțin indicii referitoare la încălcarea legii.

Unde se depune raportului. Canale multiple de raportate la Henkel.

Avertizorilor li se oferă diverse canale pentru a raporta potențialele abateri.

• Desigur, angajații pot apela la superiorii lor, departamentul de Resurse umane sau cel de Conformitate/Juridic pentru a-și exprima îngrijorările, a primi sfaturi și a raporta potențialele abateri.
• Organizația de conformitate a Henkel, mandatată de Conducerea Henkel să gestioneze în mod responsabil toate rapoartele către grup, poate fi contactată 
  • prin email ‏(compliance.office@henkel.com sau ioana.ionescu@henkel.com);
  • prin întâlnire directă cu persoana desemnată, Ioana Ionescu – Reprezentant pentru probleme de conformitate, la sediul Companiilor;
• Dacă avertizorul de integritate solicită ca raportul să fie făcut în prezența persoanei desemnate, persoana desemnată va întocmi un raport. În cazul în care avertizorul de integritate nu își dă acordul prin semnarea raportului, persoana desemnată va îndruma avertizorul de integritate să depună raportul în scris, prin e-mail, prin poștă sau prin curier rapid, în conformitate cu această procedură.
  • prin poștă sau prin curier rapid, către sediul Companiilor: strada Ioniță Vornicul nr. 1-7, sector 2, București, România, în atenția persoanei desemnate; prin formular online, și în mod public sau anonim prin  Liniile de asistență pentru conformitate ale Henkel ‏(codurile pentru contact și acces prin telefon sunt prezentate mai jos): 
• prin telefon la 0800894540 – cod de acces 54860; 
  Linia de asistență este disponibilă non-stop, de luni până duminică. Linia de asistență este operată de People Intouch BV, o companie independentă cu sediul în Țările de Jos, care va înregistra conversația, o va transcrie în integralitate, cu acuratețe și respectând confidențialitatea și o va transmite spre rezolvare persoanei desemnate în termen de o zi lucrătoare de la înregistrarea conversației. Odată transcrisă conversația, aceasta va fi ștearsă din sistem. În cazul în care avertizorul de integritatea nu este de acord cu transcrierea sau înregistrarea convorbirii, avertizorul de integritatea va fi instruit să transmită raportul în scris, prin e-mail, poștă sau curier, în conformitate cu această procedură.
• online la https://www.speakupfeedback.eu/web/ntvoru/ro – cod de acces 54860.
  Avertizorii de integritatea care fac sesizări cu privire la companii Henkel din România și care preferă să nu implice organizația pentru Conformitate a Henkel din cadrul Henkel AG & Co. KGaA și/sau manageri locali de Conformitate ai acesteia, pot să transmită rapoartele către un avocat public extern, care este o parte terță desemnată, independentă de organizația Henkel și supusă obligației păstrării secretului profesional [link către website: avocat public].
  Partea terță desemnată la nivelul Companiilor este Christian Heuking. Avertizorii de integritate pot transmite rapoarte în limba engleză către partea terță desemnată utilizând următoarele canale interne:
  • prin e-mail la mail@hvc-strafrecht.de; 
  • prin telefon la 0211 - 44 03 57 70 sau prin fax la 0211 - 44 03 57 77.

Partea terță desemnată va înregistra conversația, o va transcrie în integralitate, cu acuratețe și respectând confidențialitatea. Odată transcrisă conversația, aceasta va fi ștearsă.

În cazul în care avertizorul de integritatea nu este de acord cu transcrierea sau înregistrarea convorbirii, avertizorul de integritatea va fi instruit să transmită raportul în scris, prin e-mail, poștă sau curier, în conformitate cu această procedură.

Partea terță desemnată va efectua toate investigațiile preliminare necesare și va transmite raportul împreună cu rezultatele investigațiilor și propunerile sale persoanei desemnate, Ioana Ionescu – Reprezentant pentru probleme de conformitate. 

Persoana desemnată va prelua raportul, îl va consemna în registrul păstrat în format electronic de către Companii, poate realiza propriile investigații și va soluționa raportul conform acestei proceduri.

• În cele din urmă, Henkel recunoaște pe deplin faptul că, în România, avertizorii de integritate pot să se adreseze pentru raportare direct autorităților publice, prin canalele externe de raportare oferite prin Legea nr. 361/2022, de exemplu, adresând raportul către:
  
  a) autorități și instituții publice care, potrivit prevederilor legale speciale, primesc și soluționează sesizări de încălcări ale legii în domeniul lor de competență;
  b) Agenția Națională de Integritate (A.N.I.);
  c) alte autorități și instituții publice spre care Agenția Națională de Integritate (A.N.I.) poate înainte rapoartele pentru soluționare.

Accesul la și procesarea rapoartelor de la avertizorii de integritate.

Henkel va trata orice raport depus de un avertizor de integritate cu cea mai mare atenție, celeritate și confidențialitate, respectând în totalitate legile de păstrare a confidențialității aplicabile. Aceasta include respectarea unui principiu strict al limitării accesului la informații, adică doar organizația pentru Conformitate a Grupului Henkel ‏(de la nivel local și nivel global) și, după caz, alte departamente relevante pentru investigație și investigatori profesioniști/auditori externi vor avea acces la raport, vor desfășura investigații și vor urmări situația.

Procesul va fi înregistrat și documentat în mod corespunzător.

Rapoartele sunt consemnate de către persoana desemnată într-un registru ținut în format electronic, care trebuie să cuprindă data primirii raportului, numele și prenumele ‏(dacă sunt disponibile), datele de contact ale avertizorului de integritate ‏(dacă este disponibil), subiectul raportul și modalitatea de soluționare.

Persoana desemnată trebuie să țină o evidență a tuturor rapoartelor primite timp de 5 ani, sub rezerva cerințelor de confidențialitate. Aceasta va lua toate măsurile necesare pentru a se asigura că nicio altă persoană nu are acces la rapoartele primite sau la înregistrările acestora.

Obligația de păstrare a confidențialității este obligatorie chiar dacă raportul este primit în mod eronat de o persoană din cadrul Companiilor, alta decât persoana desemnată. În acest caz, raportul se transmite imediat persoanei desemnate.

Avertizorul de integritate care a înregistrat un raport anonim prin Linia de asistență pentru conformitate a Henkel va primi un număr de înregistrare a raportului în sistem. Persoana desemnată va transmite avertizorului de integritate anonim, utilizând numărul raportului, prin canalul intern utilizat de avertizorul de integritate, după caz, confirmarea primirii raportului, solicitarea de a furniza informații suplimentare și modalitatea de soluționare a raportului. 

Investigațiile se bazează pe principiul echității procesuale, obiectivității, urmate de o decizie imparțială, în timp ce toate persoanele implicate sunt prezumate nevinovate, până la dovedirea unei abateri.

Henkel reacționează cu fermitate la abaterile identificate, aceasta putând include, printre altele, măsuri disciplinare adecvate împotriva celor care le comit. Dacă este cazul, Henkel poate implica autoritățile publice și procuratura. Pe baza faptelor investigate, organizația pentru Conformitate a Grupului Henkel ‏(de la nivel local și nivel global) ia de obicei o decizie asupra cazului și măsurilor corespunzătoare, în acord cu managerii diviziilor respective.

Răspuns către și protejarea avertizorilor de integritate.

Avertizorii de integritate vor primi un răspuns cât mai curând posibil. Ca abordare generală, va exista o confirmare de primire în termen de șapte zile de la recepționarea oricărui raport, precum și o concluzie sau o actualizare  asupra cazului în termen de trei luni.

Persoana desemnată/partea terță desemnată va menține legătura cu avertizorul de integritate și poate solicita să i se furnizeze informații suplimentare.

În termen de 3 luni de la data confirmării de primire transmise avertizorului de integritate, persoana desemnată îl/o va informa cu privire la stadiul măsurilor luate, precum și ori de câte ori apar evoluții în cursul acțiunilor ulterioare, cu excepția cazului în care informarea avertizorului de integritate ar putea pune în pericol progresul lor.

Persoana desemnată va informa conducerea Companiilor cu privire la închiderea/soluționarea sau actualizarea cazului.

În conformitate cu legile aplicabile, răspunsul trebuie să țină cont de păstrarea confidențialității și drepturile la confidențialitate ale tuturor persoanelor implicate.

Nu există toleranță în organizația noastră pentru orice tip de represalii și vom proteja pe oricine raportează cu bună-credință, chiar dacă o îngrijorare se dovedește a fi nefondată.

Protecția datelor

Pentru rapoarte către organizația pentru Conformitate a Grupului Henkel, vă rugăm să consultați Declarația privind protecția datelor a Henkel AG & Co. KGaA, Henkel Romania S.R.L. și Henkel Romania Operations S.R.L.. Pentru rapoarte către avocatul public, este valabilă declarația privind protecția datelor de pe website-ul respectiv.  

Prevederi finale

Prevederile acestei proceduri vor fi aplicate conform cadrului legal: Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, astfel cum a fost modificată prin Legea nr. 67/2023, a cărei revizuire ulterioară se va reflecta în mod corespunzător în conținutul procedurii.